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Ausschreibung

Eine Ausschreibung ist eine Einreichung eines potenziellen Lieferanten als Antwort auf eine Ausschreibung. Sie macht ein Angebot für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen. Eine Ausschreibung kann für eine Reihe von Verträgen erfolgen, darunter: Lieferung von Ausrüstungsgegenständen, der Hauptbauauftrag (möglicherweise einschließlich des Entwurfs durch den Auftragnehmer), Abriss, Ermöglichung von Arbeiten usw.

Eine Ausschreibung kann nach dem Ausfüllen eines Fragebogens zur Qualifizierung (Pre-Qualification Questionnaire - PQQ) auf eine vom Kunden veröffentlichte Anzeige und möglicherweise auf ein Interview vor der Ausschreibung erfolgen. Der Zweck eines Fragebogens zur Qualifizierung vor der Qualifizierung und eines Angebots vor der Ausschreibung besteht darin, dem Kunden die Erstellung einer kurzen Liste von Lieferanten zu ermöglichen, die für sein bestimmtes Projekt am geeignetsten sind und die dann zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Dies hilft, Ineffizienz und unnötigen Aufwand im Ausschreibungsprozess zu reduzieren.

Als Reaktion auf eine Ausschreibung legen die eingeladenen Bieter ein Angebot vor, das ihren Preis für die Lieferung der Waren oder Dienstleistungen sowie Vorschläge dazu enthält, wie die Anforderungen des Kunden erfüllt werden, falls diese verlangt werden. Zwischenbesprechungsgespräche können abgehalten werden, um Fragen zu klären, die andernfalls dazu führen könnten, dass ein falsches Angebot eingereicht wird. Sie können dem Kunden auch Einblick in mögliche Probleme oder Chancen im Projekt geben, wie dies in den Ausschreibungsunterlagen beschrieben ist.

Sobald die Angebote eingegangen sind, muss ein sorgfältiger Bewertungsprozess durchgeführt werden, um den bevorzugten Bieter zu ermitteln. Dies wird als Ausschreibungsbeurteilung (oder manchmal Ausschreibungsentscheidung) bezeichnet.

Bei der Bewertung der Angebote wurde in der Vergangenheit möglicherweise nur das Angebot mit dem niedrigsten Preis ermittelt. Dies kann für sehr einfache Lieferverträge immer noch angemessen sein, bei Fertigungsaufträgen kann es jedoch nicht dazu führen, dass das beste Angebot ausgewählt wird. Bei solchen Systemen besteht die Tendenz, dass die Bieter niedrige Preise vorlegen und dann nach Möglichkeiten suchen, mehr Gebühren zu verlangen, sobald der Auftrag abgeschlossen ist.

Beurteilungen, die das Angebot identifizieren, das den Bedürfnissen des Kunden am besten entspricht und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, können auf lange Sicht vorteilhafter sein. Dies wird manchmal als der "wirtschaftlich vorteilhafteste Tender" -Ansatz (MEAT-Ansatz) im Gegensatz zum niedrigsten Preisansatz bezeichnet.

Die Bedürfnisse, Prioritäten und Wertedefinitionen des Kunden sind für jedes Projekt einzigartig, sodass die Bewertungskriterien von Projekt zu Projekt unterschiedlich sind. Während des Vorqualifizierungsverfahrens werden Bewertungskriterien als "Auswahlkriterien" bezeichnet, während sie während des Ausschreibungsverfahrens als "Vergabekriterien" bezeichnet werden.

In der Regel werden bei der Bewertung einige der folgenden Kriterien berücksichtigt:

  • Preis.
  • Relevante Erfahrung.
  • Verständnis der Anforderungen.
  • Vergangene Leistung.
  • Technische Fähigkeiten.
  • Ressourcenverfügbarkeit.
  • Managementfähigkeiten und -systeme.
  • Vorgeschlagene Methodik (dies kann Mobilisierungspläne, Designvorschläge und nichtkonforme Vorschläge umfassen, sofern diese zugelassen wurden).
  • Einhaltung der in der Ausschreibung festgelegten Anforderungen.

Anmerkung: Es kann angebracht sein, einige dieser Kriterien in der Vorqualifikationsphase und nicht bei der Angebotsbewertung zu bewerten.

Es ist üblich, nicht mehr als fünf Kriterien auszuwählen. Es ist wichtig, dass die ausgewählten Kriterien sorgfältig geprüft werden, dass sie für die Prioritäten des Projekts relevant sind und dass sie anhand der in den Angeboten enthaltenen Informationen richtig bewertet werden können. Sollen neben der Angebotsabgabe Interviews geführt und bewertet werden, muss dies in die Zuschlagskriterien einbezogen werden.

Die Kriterien werden dann gewichtet, um anzuzeigen, wie wichtig sie für den Kunden sind. Es ist normal, dass der Preis mindestens 60% beträgt, wobei der verbleibende Prozentsatz den anderen Kriterien zugeteilt wird, also insgesamt 100%. Es ist üblich, den Bietern die Kriterien und Gewichtungen in der Ausschreibung bekannt zu geben.

Jedes Angebot wird dann gegen jedes Kriterium bewertet, wobei 0 der niedrigste und 10 der beste Wert ist. Die Angebote werden möglicherweise von einer Reihe von Bewertern bewertet oder von verschiedenen Bewertern werden unterschiedliche Kriterien bewertet.

Die Einstufungen können auf verschiedene Weise den Angebotspreisen zugeordnet werden. Eine gängige Methode ist jedoch:

Punktzahl = 10 x niedrigster übereinstimmender Preis / Bieterpreis

Dies ergibt eine Punktzahl von 10.

Bei den einfachsten Beurteilungen kann die Gesamtbewertung eines Angebots berechnet werden, indem die Bewertung für jedes Kriterium mit seiner Gewichtung multipliziert und die Ergebnisse für jeden Bewerter addiert oder gemittelt werden. Bei sehr unterschiedlichen Bewertungen der Prüfer kann ein Treffen abgehalten werden, um die Gründe zu ermitteln.

Komplexere Beurteilungen können zusätzliche Benchmarks enthalten. Beispielsweise kann es bestimmte Kriterien geben, bei denen es sich um ein direktes Pass / Fail-Problem handelt. Zum Beispiel, wenn ein bestimmter Aspekt der Ausschreibung nicht befolgt wird. Es kann auch Kriterien geben, für die eine sehr niedrige Bewertung nicht akzeptabel ist (z. B. eine Bewertung von weniger als 3 von 10 der Methodik), unabhängig von der Bewertung anderer Kriterien.

Siehe auch: Sorgfaltspflicht bei der Auswahl von Auftragnehmern oder Unterauftragnehmern.

Sobald der Kunde den bevorzugten Bieter identifiziert hat, kann er mit ihm Verhandlungen aufnehmen. Diese Verhandlungen sind eine Gelegenheit, um alle Fragen bezüglich der Preisgestaltung und der Qualität der vorgeschlagenen Arbeiten, der Vertragsbedingungen und des Programms zu vereinbaren oder zu klären, und können zu einer weiteren Anpassung der Ausschreibungsunterlagen und der Übermittlung eines überarbeiteten Angebots führen. Dies ist die letzte Chance, die das Kunden- und Beraterteam mit den Bietern verhandeln muss, solange sie noch dem Wettbewerbsdruck ausgesetzt sind. Der Kunde kann vor der Auswahl des erfolgreichen Angebots mit zwei bevorzugten Bietern in Tenderverhandlungen eintreten.

Im Allgemeinen koordiniert der Vertragsadministrator die Verhandlungen mit den Bietern, aber der Kostenberater, der Vertragsadministrator, der leitende Designer oder der Architekt oder ein Kundenvertreter, beispielsweise ein Projektmanager, kann die Verhandlungen in verschiedenen Phasen durchführen.

Es ist wichtig, dass ein vollständiger Prüfpfad des gesamten Ausschreibungsprozesses beibehalten wird. Weitere Informationen finden Sie im Ausschreibungsbericht. Alle getroffenen Vereinbarungen sollten sorgfältig ausgearbeitet und von beiden Parteien unterzeichnet werden, da diese Bestandteil der Vertragsunterlagen sind.

Anmerkung: Öffentliche Projekte oder öffentlich geförderte Projekte können den Vergabeverfahren der OJEU unterliegen. Dies setzt voraus, dass die Verträge im Amtsblatt der EU (OJEU) veröffentlicht werden müssen und die Ausschreibung entweder im offenen Verfahren, im nichtoffenen Verfahren, im wettbewerblichen Dialogverfahren oder im wettbewerblichen Verhandlungsverfahren erfolgt. Siehe OJEU für weitere Informationen.

Hinweis: Die Ausschreibung erfolgt in zwei Schritten, um die vorzeitige Bestellung eines Auftragnehmers zu ermöglichen, bevor alle erforderlichen Informationen vorliegen, damit ein Festpreis angeboten werden kann. In der ersten Phase wird ein begrenzter Termin vereinbart, der es dem Auftragnehmer ermöglicht, mit der Arbeit zu beginnen, und in der zweiten Phase wird ein Festpreis für den Vertrag ausgehandelt. Es kann verwendet werden, um den Hauptauftragnehmer vorzeitig zu bestellen oder als Mechanismus für die vorzeitige Ernennung eines Fachauftragnehmers, beispielsweise eines Fassadenbauunternehmens.

Ein zweistufiges Ausschreibungsverfahren kann auch für ein Planungs- und Bauprojekt angenommen werden, bei dem die Anforderungen des Arbeitgebers nicht ausreichend entwickelt sind, damit der Auftragnehmer einen realistischen Preis berechnen kann. In diesem Fall bietet der Auftragnehmer eine Gebühr für die Planung des Gebäudes sowie einen Tarifplan an, anhand dessen der Baupreis für das Angebot der zweiten Stufe festgelegt werden kann.

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