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Aufzeichnung

Einführung

Entsprechende Aufzeichnungen sollten während der Dauer von Bauprojekten erstellt und aufbewahrt werden. Dadurch wird eine zeitgleiche Geschichte darüber erstellt, was zu welchem ​​Zeitpunkt während des Projektverlaufs geschehen ist, worauf bei Bedarf Bezug genommen werden kann.

Dies schafft nicht nur ein "Gedächtnis" oder "Papierpfad" für das Projekt, durch das Aktivitäten und Entscheidungen überprüft werden können, sondern ermöglicht auch die Rekonstruktion, Überprüfung und Analyse von Ereignissen und Zeitplänen, wenn ein Streit auftritt. Streitigkeiten werden häufig durch die verfügbaren Aufzeichnungen und nicht durch die Fakten bestimmt. Daher ist es für die beteiligten Parteien von großer Bedeutung, dass gute Aufzeichnungen geführt werden.

Es gibt eine Reihe von Gründen für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen :

  • Rechtliche Anforderungen.
  • Vertragliche Anforderungen
  • Die Arbeit kontrollieren.
  • Daten für zukünftige Arbeiten bereitstellen.

Der Umfang der erforderlichen Aufzeichnungen hängt von der Art des Projekts ab. Es muss ein Gleichgewicht gehalten werden zwischen der Aufbewahrung angemessener Aufzeichnungen zur Vorbereitung auf einen entstehenden Streit und dem Versuch, alles aufzuzeichnen, was schwierig, zeitaufwändig und kostspielig sein kann.

Einige Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen, z. B. das Aufzeichnen der Protokolle von Besprechungen, können im Ermessen der einzelnen Organisation mit unterschiedlichen Frequenzraten, Detaillierungsgraden und Zeit durchgeführt werden, für die Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen, die für die verschiedenen Situationen geeignet sind . Andere Aufzeichnungen können eine gesetzliche oder vertragliche Anforderung sein, die den vorgeschriebenen Regeln entspricht.

Im Rahmen des Construction Industry Scheme (CIS) müssen die Auftragnehmer beispielsweise den Bruttobetrag jeder von Unterauftragnehmern in Rechnung gestellten Zahlung, ohne Mehrwertsteuer und etwaige Abzüge von Unterauftragnehmern, aufzeichnen. Diese Angaben müssen mindestens drei Jahre nach Ende des Steuerjahres aufbewahrt werden, auf das sie sich beziehen.

Wenn das fertige Gebäude an den Kunden übergeben wird, sollten ihm schließlich Datensatzinformationen zur Verfügung gestellt werden, damit diese das Gebäude betreiben können.

Es ist wichtig, dass der Standard der Aufzeichnungen hoch ist, oder sie liefern möglicherweise nicht die erwarteten Informationen, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Die Aufzeichnungen sollten insbesondere datiert werden (einschließlich eingehender Aufzeichnungen) und gegebenenfalls unterzeichnet werden, und ein Dokumentenverwaltungssystem sollte vorhanden sein, um eine effiziente Speicherung und Abfrage zu ermöglichen.

Informationen werden jetzt in der Regel mit Spezialsoftware verwaltet, und es stehen auch Apps zur Verfügung, die die Vorbereitung von Datensätzen einfacher und zuverlässiger machen. So können Sie beispielsweise mit einem Mobiltelefon vor Ort Datensätze erstellen, die dann automatisch in ein Projektdokument-Management-System hochgeladen werden.

In zunehmendem Maße werden Projektinformationen in Form eines Gebäudeinformationsmodells (Building Information Model, BIM) aufbereitet. Dies kann Projektaufzeichnungen sowie Entwurfs- und Spezifikationsinformationen umfassen. Nach Fertigstellung der Bauarbeiten kann ein Gebäudeinformationsmodell im Bau oder Bauzustand erstellt werden, das aus Dokumentation, nicht grafischen Informationen und grafischen Informationen besteht, die das gelieferte Projekt definieren.

Während des Betriebs kann dies als Asset Information Model (AIM) beschrieben werden, d. H. Ein Modell, das alle Daten und Informationen bereitstellt, die sich auf den fertiggestellten, fertiggestellten Bestand beziehen oder für den Betrieb erforderlich sind.

Liste der Datensätze

Nachfolgend finden Sie eine Reihe von Aufzeichnungen, die zu Bauprojekten geführt werden können. Bitte fügen Sie dieser Liste hinzu:

Ausschreibungen und Verträge:

  • Ursprüngliche Ausschreibungsunterlagen.
  • Ausschreibungsverhandlungen und Revisionen.
  • Angebote, Verträge, Bestellungen und Korrespondenz von Unterauftragnehmern.

Vertragsverwaltung:

  • Anleitung.
  • Variationen und Schätzungen.
  • Vertragszertifikate.
  • Vertragsmitteilungen.
  • Informationsanfragen.

Ressourcen:

  • Tägliche Zeitaufzeichnungen.
  • Täglicher Geräteeinsatz.
  • Tägliche Produktionsprotokolle.
  • Materiallieferung und Verwendung.
  • Arbeitseinsatz.
  • Vorräte an Werkzeugen, Anlagen und Ausrüstungen.

Projektmanagement:

  • Kostenberichte.
  • Aktualisierung der Prognose bis zur Fertigstellung
  • Produktivitätsberichte
  • Buchungssätze (z. B. Pay-Roll, Kreditoren und Forderungen).
  • Korrespondenz.
  • Minuten des Treffens.
  • Fortschrittsbericht.

Standortverwaltung:

  • Tagebuch
  • Fortschrittsbericht.
  • Fortschrittsfotos
  • Wetterverhältnisse.
  • Site-Besucher
  • Unfälle, Verletzungen und Gesundheit.

Bewertung:

  • Umfragen.
  • Inbetriebnahme.
  • Testen.
  • Inspektion.
  • Mängel

Operation:

  • Asset-Register.
  • Sicherheitsdatenblatt.
  • Handbuch des Bauherrn.
  • Gebäude-Logbuch.
  • Bauanleitung für Benutzer.
  • Daten prüfen und in Betrieb nehmen.
  • Zertifikate und Garantien.
  • As-Built-Zeichnungen oder ein As-Building-Informationsmodell für Gebäude.
  • Gesetzliche Genehmigungen, Ausnahmen, Zustimmungen und Bedingungen.
  • Geräteprüfbescheinigungen.
  • Lizenzen

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